Volunteer Coordinator

Key responsibilities 

• Support the development of a volunteering strategy for Cardiff Foodbank’s volunteering programme with the Leadership Team.
• Lead on the implementation of Cardiff Foodbank’s volunteering strategy and ensure that policies and processes are in place to support volunteering and are communicated to volunteers.
• Work collaboratively with the staff team to attend Distribution Centre sessions to support session supervision, provide feedback and support any improvements required.
• Work with the staff team and volunteer team leaders to identify volunteering needs to allocate volunteer resources where required. 

• Work with the wider staff team to lead the recruitment, selection, screening, induction, and core training of volunteers, ensuring their successful deployment throughout the charity, including the following key areas: 

  - Assist in the planning and execution of regular and annual food drives, with a particular focus on volunteer scheduling.
  - Support the coordination of corporate volunteer requests and collaborate with the staff team to match availability with organisational needs. 
  - Support the charity’s initiatives that engage individuals with lived experience. 

• Lead on ongoing volunteer improvement and development; including identifying and delivering or co-delivering role-specific training.
• Ensure all details relating to volunteers are recorded (e.g. personal details, induction and training records), kept up to date and held securely in accordance with organisational requirements and data protection guidelines
• Create a regular reporting process of volunteering activities to monitor the impact of volunteering activities across the food bank.
• Communicate and engage with volunteers to provide feedback on the impact of their role in achieving our vision. Work with the Strategic Communications Officer to coordinate and schedule volunteer communications.
• Engage with Trussell volunteer resources and networks and link with other volunteering networks within the Third Sector to develop Cardiff Foodbank’s volunteering programme to support continuous development and delivery of best practice
• Carry out an annual volunteer skills audit and record details securely Foodbank’s volunteering programme, ensuring that all volunteers are involved in ways that meet the organisation’s needs and supports the achievement of our vision.
• This role plays a key part in fostering a positive volunteer experience, ensuring they feel supported, appreciated and empowered.
• The Volunteer Coordinator position plays a key role in providing support to the staff team and volunteer team leaders enabling them to support volunteers to fulfil their role and ensure they follow best practice and agreed food bank procedures.

• Cultivate and uphold positive relationships with internal and external stakeholders, including staff and volunteers, demonstrating our core values of kindness, fairness, gratitude, and respect at all times
• Abide by organisational policies, codes of conduct and practices
• Support and promote diversity and equality of opportunity in the workplace
• Attend regular team meetings, supervision sessions and performance reviews.
• Undertake learning and development activities as appropriate and as agreed with the position’s line manager
• Flexibility to carry out other associated duties as may arise, develop or be assigned in line with the broad remit of the position

Experience & Knowledge 

• Experience in recruiting, managing, or coordinating volunteers.
• Knowledge of best practices in volunteer programmes.
• Experience in working with diverse groups of people, including those from vulnerable backgrounds.
• Understanding of safeguarding and data protection principles.

Skills & Abilities

• Excellent people skills and able to engage, support, and motivate volunteers.
• Ability to work independently and as part of a team, showing initiative and problem- solving skills.
• Excellent interpersonal skills with the ability to build positive relationships with volunteers, staff, and external partners.
• Strong experience using IT systems, including Microsoft Office, Google Suite, online meeting resources and volunteer management databases.
• Effective communication skills – written and verbal, with the ability to engage with a range of stakeholders. Strong organisational skills – able to plan, prioritise, and manage multiple tasks effectively.

Other Requirements

• Full UK driving licence and access to own vehicle – essential for attending our different food bank sessions.
• Ability to work flexibly, including occasional evenings or weekends when required.
• Commitment to Cardiff Foodbank’s values, mission, and vision of ensuring no one in Cardiff goes hungry.

Lleoliad: Swyddfa/Warws/Sesiynau Banc Bwyd 

Presenoldeb rheolaidd mewn sesiynau banc bwyd, gan gynnwys rhai nosweithiau a phenwythnosau (tua dwywaith y mis), gyda threfniadau gweithio hyblyg ar waith i ddarparu ar gyfer hyn. Bydd gweithio gartref ar gael.

Amodau’r contract: Parhaol, llawn amser (35 awr yr wythnos)

Cyfnod rhybudd: chwe wythnos 

Trosolwg o Fanc Bwyd Caerdydd

Agorodd BancBbwyd Caerdydd yn 2009 ac mae'n rhan o rwydwaith Trussell – rhwydwaith cenedlaethol o fanciau bwyd sydd gyda'i gilydd yn darparu bwyd brys a chefnogaeth i bobl sydd yn sownd mewn tlodi ac yn ymgyrchu dros newid i roi terfyn ar yr angen am fanciau bwyd yn y DU. Ein gweledigaeth yw nad oes neb yng Nghaerdydd yn mynd yn llwglyd.

Diben y Swydd: Cydlynydd Gwirfoddolwyr

Mae'r Cydlynydd Gwirfoddolwyr yn arwain y gwaith o redeg rhaglen wirfoddoli Banc Bwyd Caerdydd, gan sicrhau bod yr holl wirfoddolwyr yn cymryd rhan mewn ffyrdd sy'n diwallu anghenion y sefydliad ac yn cefnogi cyflawni ein gweledigaeth. Mae'r rôl hon yn chwarae rhan allweddol wrth feithrin profiad gwirfoddol cadarnhaol, gan sicrhau eu bod yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi, eu gwerthfawrogi a'u grymuso. Mae'r swydd Cydlynydd Gwirfoddolwyr yn chwarae rhan allweddol wrth ddarparu cymorth i'r tîm staff ac arweinwyr tîm gwirfoddol gan eu galluogi i gefnogi gwirfoddolwyr i gyflawni eu rôl a sicrhau eu bod yn dilyn arferion gorau a gweithdrefnau banc bwyd y cytunwyd arnynt.

Cyfrifoldebau allweddol

• Cefnogi'r gwaith o ddatblygu strategaeth wirfoddoli ar gyfer rhaglen wirfoddoli Banc Bwyd Caerdydd gyda'r Tîm Arweinyddiaeth
• Arwain ar weithredu strategaeth wirfoddoli Banc Bwyd Caerdydd a sicrhau bod polisïau a phrosesau ar waith i gefnogi gwirfoddoli a chyfleu’r rhain i wirfoddolwyr.
• Gweithio ar y cyd â'r tîm staff i fynychu sesiynau'r Ganolfan Ddosbarthu i gefnogi goruchwyliaeth sesiwn, darparu adborth a chefnogi unrhyw welliannau sydd eu hangen.
• Gweithio gyda'r tîm staff ac arweinwyr tîm gwirfoddol i nodi anghenion gwirfoddoli i ddyrannu adnoddau gwirfoddoli lle bo angen.
• Gweithio gyda'r tîm staff ehangach i arwain y gwaith o recriwtio, dethol, sgrinio, sefydlu a hyfforddiant craidd gwirfoddolwyr, gan sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio'n llwyddiannus ledled yr elusen, gan gynnwys y meysydd allweddol canlynol:

- Cynorthwyo i gynllunio a rhedeg ymgyrchoedd bwyd rheolaidd a blynyddol, gyda ffocws penodol ar amserlennu gwirfoddolwyr.

- Cefnogi cydlynu ceisiadau gwirfoddolwyr corfforaethol a chydweithio â'r tîm staff i baru argaeledd ag anghenion sefydliadol.

-Cefnogi mentrau'r elusen sy'n ymgysylltu unigolion â phrofiad byw.

• Arwain ar wella a datblygiad gwirfoddolwyr parhaus; gan gynnwys nodi a chyflwyno neu gyd-gyflwyno hyfforddiant penodol i rôl.
• Sicrhau bod yr holl fanylion sy'n ymwneud â gwirfoddolwyr yn cael eu cofnodi (e.e. manylion personol, cofnodion sefydlu a hyfforddiant), yn cael eu cadw'n gyfredol a'u cadw'n ddiogel yn unol â gofynion sefydliadol a chanllawiau diogelu data
• Creu proses adrodd rheolaidd ar gyfer gweithgareddau gwirfoddoli i fonitro effaith gweithgareddau gwirfoddoli ar draws y banc bwyd.
• Cyfathrebu ac ymgysylltu â gwirfoddolwyr i roi adborth ar effaith eu rôl wrth gyflawni ein gweledigaeth. Gweithio gyda'r Swyddog Cyfathrebu Strategol i gydlynu ac amserlennu gohebiaeth gwirfoddolwyr.
• Ymgysylltu ag adnoddau a rhwydweithiau gwirfoddoli Trussell a chysylltu â rhwydweithiau gwirfoddoli eraill yn y Trydydd Sector i ddatblygu rhaglen wirfoddoli Banc Bwyd Caerdydd i gefnogi datblygiad a chyflwyno arfer gorau yn barhaus
• Cynnal archwiliad sgiliau gwirfoddolwyr blynyddol a chofnodi manylion rhaglen wirfoddoli Banc Bwyd yn ddiogel, gan sicrhau bod yr holl wirfoddolwyr yn cymryd rhan mewn ffyrdd sy'n diwallu anghenion y sefydliad ac yn cefnogi cyflawni ein gweledigaeth.
• Mae'r rôl hon yn chwarae rhan allweddol wrth feithrin profiad gwirfoddol cadarnhaol, gan sicrhau eu bod yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi, eu gwerthfawrogi a'u grymuso.
• Mae'r swydd Cydlynydd Gwirfoddolwyr yn chwarae rhan allweddol wrth ddarparu cymorth i'r tîm staff ac arweinwyr tîm gwirfoddol gan eu galluogi i gefnogi gwirfoddolwyr i gyflawni eu rôl a sicrhau eu bod yn dilyn arferion gorau a gweithdrefnau banc bwyd y cytunwyd arnynt.
• Cyffredinol
• Meithrin a chynnal perthnasoedd cadarnhaol gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol, gan gynnwys staff a gwirfoddolwyr, gan ddangos ein gwerthoedd craidd sef caredigrwydd, tegwch, diolchgarwch, a pharch bob amser
• Cadw at bolisïau, codau ymddygiad ac arferion sefydliadol
• Cefnogi a hyrwyddo amrywiaeth a chyfle cyfartal yn y gweithle
• Mynychu cyfarfodydd tîm rheolaidd, sesiynau goruchwylio ac adolygiadau perfformiad
• Ymgymryd â gweithgareddau dysgu a datblygu fel y bo'n briodol ac fel y cytunwyd arnynt â rheolwr llinell y swydd
• Hyblygrwydd i gyflawni dyletswyddau cysylltiedig eraill a allai godi, datblygu neu gael eu neilltuo yn unol â chylch gwaith eang y swydd

• Meithrin a chynnal perthnasoedd cadarnhaol gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol, gan gynnwys staff a gwirfoddolwyr, gan ddangos ein gwerthoedd craidd sef caredigrwydd, tegwch, diolchgarwch, a pharch bob amser
• Cadw at bolisïau, codau ymddygiad ac arferion sefydliadol
• Cefnogi a hyrwyddo amrywiaeth a chyfle cyfartal yn y gweithle
• Mynychu cyfarfodydd tîm rheolaidd, sesiynau goruchwylio ac adolygiadau perfformiad
• Ymgymryd â gweithgareddau dysgu a datblygu fel y bo'n briodol ac fel y cytunwyd arnynt â rheolwr llinell y swydd
• Hyblygrwydd i gyflawni dyletswyddau cysylltiedig eraill a allai godi, datblygu neu gael eu neilltuo yn unol â chylch gwaith eang y swydd

Profiad a Gwybodaeth 

• Meini Prawf Hanfodol
• Profiad a Gwybodaeth
• Profiad o recriwtio, rheoli neu gydlynu gwirfoddolwyr.
• Gwybodaeth am arferion gorau mewn rhaglenni gwirfoddoli.
• Profiad o weithio gyda grwpiau amrywiol o bobl, gan gynnwys y rhai o gefndiroedd bregus.
• Dealltwriaeth o egwyddorion diogelu a diogelu data.

Sgiliau a Galluoedd

• Sgiliau pobl rhagorol ac yn gallu ymgysylltu, cefnogi ac ysgogi gwirfoddolwyr.
• Y gallu i weithio'n annibynnol ac fel rhan o dîm, gan ddangos menter a sgiliau datrys problemau.
• Sgiliau rhyngbersonol rhagorol gyda'r gallu i adeiladu perthnasoedd cadarnhaol gyda gwirfoddolwyr, staff a phartneriaid allanol.
• Profiad cryf o ddefnyddio systemau TG, gan gynnwys Microsoft Office, Google Suite, adnoddau cyfarfodydd ar-lein a chronfeydd data rheoli gwirfoddolwyr.
• Sgiliau cyfathrebu effeithiol – ysgrifenedig a llafar, gyda'r gallu i ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid.
• Sgiliau trefnu cryf – yn gallu cynllunio, blaenoriaethu a rheoli nifer o dasgau yn effeithiol.

Gofynion Eraill

• Trwydded yrru lawn y DU a mynediad at gerbyd eich hun – yn hanfodol ar gyfer mynychu ein gwahanol sesiynau banc bwyd.
• Y gallu i weithio'n hyblyg, gan gynnwys nosweithiau neu benwythnosau achlysurol pan fo angen.
• Ymrwymiad i werthoedd, cenhadaeth a gweledigaeth Banc Bwyd Caerdydd o sicrhau nad oes unrhyw un yng Nghaerdydd yn mynd yn llwglyd.