Logistics Coordinator

Warehouse

• In liaison with the Volunteer Coordinator ensure that all warehouse volunteers and volunteer drivers are inducted, trained and understand Cardiff Foodbank procedures and processes.
• Supervise the teams to ensure the warehouse processes are adhered to and carry out regular volunteer team briefings to update them on any changes.
• Ensure that food donations are collected, weighed, sorted and stored appropriately and records of donations are recorded accurately ready to be entered onto the Trussell Data Collection System (DCS).
• Monitor stock levels to identify and predict low or surplus stock levels, purchase additional stock when necessary and produce stock level reports for the Operations Manager.
• Oversee health and safety and other relevant regulatory compliance in the warehouse and vans and report all concerns and incidents to the Operations Manager.
• Monitor warehouse space and equipment and make arrangements for any servicing or repairs needed.
• Welcome and thank donors and delivery drivers who come to the warehouse.
• Work with the Operations Manager to distribute surplus items to local organisations and other food banks.

Distribution support

• Plan the daily rotas for warehouse volunteers and volunteer drivers, ensuring key tasks are allocated and covered, including the collections and delivery schedule.
• When required, safely operate the food bank vehicles to collect and deliver food items.
• Maintain records of access details for our regular and new delivery and collection locations.
• Oversee the food ordering process and deliveries system to our distribution centres ensuring the timely delivery of stock to each centre. Liaise with distribution centre volunteer team leaders regarding any stock related issues.
• Work collaboratively with volunteer drivers to load/unload food items for transportation.
• Oversee regular checks of the food bank’s vehicles, update records and report any concerns to the Operations Manager.
• Ensure food bank vehicles are cleaned and have sufficient fuel and charge.
• Coordinate with the Operations Manager to schedule and organise vehicle servicing and repairs.

Team collaboration 

• Work collaboratively on the planning and execution of ad hoc and annual supermarket food drives, including organising rotas for collections.
• Work with the Operations Manager and volunteers to carry out stock takes as needed.
• Supervise corporate groups during their volunteering days (seasonal - usually November to January)
• Support distribution centre sessions if needed, if they are short of volunteers.

General 

• Abide by organisational policies, codes of conduct and practices
• Cultivate and uphold positive relationships with internal and external stakeholders, including staff and volunteers, demonstrating our core values of kindness, fairness, gratitude, and respect at all times
• Support and promote diversity and equality of opportunity in the workplace
• Attend regular team meetings, supervision sessions and performance reviews.
• Undertake learning and development activities as appropriate and as agreed with the position’s line manager
• Flexibility to carry out other associated duties as may arise, develop or be assigned in line with the broad remit of the position

Person Specification:

Essential qualifications, skills, and experience 

• Age 30 and above (due to our insurance) with a valid UK driving licence and a clean driving record
• Physically fit and able to lift and carry warehouse equipment
• Strong organisational and time-management skills
• Excellent communication skills and a friendly demeanour
• Strong IT skills
• Ability to work effectively within a team including working with volunteers
• Passionate about the work of Cardiff Foodbank

Desirable qualifications, skills, and experience 

• Confident and able to drive up to a 3,500kg box van with tail lift
• Producing and managing rotas
• Managing volunteers
• Welsh speaker or learner

Warws

• Mewn cydweithrediad â'r Cydlynydd Gwirfoddolwyr, sicrhau bod yr holl wirfoddolwyr warws a gyrwyr gwirfoddol yn cael sesiynau cynefino, yn cael eu hyfforddi ac yn deall gweithdrefnau a phrosesau Banc Bwyd Caerdydd.
• Goruchwylio'r timau i sicrhau bod pawb yn glynu at brosesau warws a chynnal sesiynau briffio tîm gwirfoddol rheolaidd i'w diweddaru am unrhyw newidiadau.
• Sicrhau bod rhoddion bwyd yn cael eu casglu, eu pwyso, eu didoli a'u storio'n briodol a bod cofnodion o roddion yn cael eu cofnodi'n gywir yn barod i'w cofnodi ar System Casglu Data Trussell (DCS).
• Monitro lefelau stoc i nodi a rhagfynegi lefelau stoc isel neu stoc dros ben, prynu stoc ychwanegol pan fo angen a chynhyrchu adroddiadau lefel stoc ar gyfer y Rheolwr Gweithrediadau.
• Goruchwylio iechyd a diogelwch a chydymffurfiaeth reoleiddiol berthnasol arall yn y warws a'r faniau ac adrodd am yr holl bryderon a digwyddiadau i'r Rheolwr Gweithrediadau.
• Monitro gofod ac offer warws a gwneud trefniadau ar gyfer unrhyw wasanaeth neu atgyweiriadau sydd eu hangen.
• Croesawu a diolch i roddwyr a gyrwyr dosbarthu sy'n dod i'r warws.
• Gweithio gyda'r Rheolwr Gweithrediadau i ddosbarthu eitemau dros ben i sefydliadau lleol a banciau bwyd eraill.

Cefnogaeth dosbarthu

• Cynllunio’r rotas dyddiol ar gyfer gwirfoddolwyr warws a gyrwyr gwirfoddol, gan sicrhau bod tasgau allweddol yn cael eu dyrannu a'u cwmpasu, gan gynnwys yr amserlen casglu a dosbarthu.
• Pan fo angen, gweithredu cerbydau'r banc bwyd yn ddiogel i gasglu a dosbarthu eitemau bwyd.
• Cadw cofnodion o fanylion mynediad ar gyfer ein lleoliadau dosbarthu a chasglu rheolaidd a newydd.
• Goruchwylio'r broses archebu bwyd a'r system ddosbarthu i'n canolfannau dosbarthu gan sicrhau cyflenwi stoc yn amserol i bob canolfan. Cysylltu ag arweinwyr tîm gwirfoddol y ganolfan ddosbarthu ynghylch unrhyw faterion sy'n gysylltiedig â stoc.
• Gweithio ar y cyd â gyrwyr gwirfoddol i lwytho/dadlwytho eitemau bwyd i'w cludo.
• Goruchwylio gwiriadau rheolaidd o gerbydau'r banc bwyd, diweddaru cofnodion ac adrodd am unrhyw bryderon i'r Rheolwr Gweithrediadau.
• Sicrhau bod cerbydau banc bwyd yn cael eu glanhau a bod ganddynt ddigon o danwydd a gwefr.
• Cydlynu gyda'r Rheolwr Gweithrediadau i amserlennu a threfnu gwasanaethu ac atgyweiriadau cerbydau.

Cydweithio gyda’r tîm

• Gweithio ar y cyd ar gynllunio a gweithredu ymgyrchoedd bwyd ad hoc ac ymgyrchoedd bwyd blynyddol archfarchnadoedd, gan gynnwys trefnu rotas ar gyfer casgliadau.
• Gweithio gyda'r Rheolwr Gweithrediadau a gwirfoddolwyr i gynnal stoc yn ôl yr angen.
• Goruchwylio grwpiau corfforaethol yn ystod eu diwrnodau gwirfoddoli (tymhorol - fel arfer Tachwedd i Ionawr)
• Cefnogi sesiynau canolfannau dosbarthu os oes angen, os ydyn nhw’n brin o wirfoddolwyr.

Cyffredinol

• Cadw at bolisïau, codau ymddygiad ac arferion sefydliadol
• Meithrin a chynnal perthnasoedd cadarnhaol gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol, gan gynnwys staff a gwirfoddolwyr, gan ddangos ein gwerthoedd craidd sef caredigrwydd, tegwch, diolchgarwch, a pharch bob amser
• Cefnogi a hyrwyddo amrywiaeth a chyfle cyfartal yn y gweithle
• Mynychu cyfarfodydd tîm rheolaidd, sesiynau goruchwylio ac adolygiadau perfformiad.
• Ymgymryd â gweithgareddau dysgu a datblygu fel y bo'n briodol ac fel y cytunwyd arnynt â rheolwr llinell y swydd
• Hyblygrwydd i gyflawni dyletswyddau cysylltiedig eraill a allai godi, datblygu neu gael eu neilltuo yn unol â chylch gwaith eang y swydd

Cymwysterau, sgiliau a phrofiad hanfodol

• 30 oed a hŷn (oherwydd ein hyswiriant) gyda thrwydded yrru ddilys yn y DU a chofnod gyrru glân
• Yn gorfforol ffit ac yn gallu codi a chario offer warws
• Sgiliau trefnu a rheoli amser cryf
• Sgiliau cyfathrebu rhagorol ac ymddygiad cyfeillgar
• Sgiliau TG cryf
• Y gallu i weithio'n effeithiol o fewn tîm gan gynnwys gweithio gyda gwirfoddolwyr
• Yn angerddol am waith Banc Bwyd Caerdydd

Cymwysterau, sgiliau a phrofiad dymunol

• Hyderus ac yn gallu gyrru fan bocs hyd at 3,500kg gyda lifft cynffon
• Cynhyrchu a rheoli rotas
• Rheoli gwirfoddolwyr
• Siaradwr Cymraeg neu ddysgwr